Podejście do systemów HVAC skoncentrowane wyłącznie na niższej cenie zakupu i utrzymania może w dłuższej perspektywie prowadzić do znacznych strat finansowych. Ciągle zbyt wiele firm, dążąc do oszczędności, często ignoruje kluczowy aspekt, jakim jest Całkowity Koszt Posiadania (Total Cost of Ownership – TCO), faworyzując inwestycje o mniejszych początkowych kosztach i tym samym zaniedbując perspektywę długoterminową. Taki błąd w strategii może nie tylko generować dodatkowe koszty eksploatacyjne, skrócić żywotność całego systemu, ale również być powodem dużej awaryjności HVAC obniżającej wyniki biznesowe. Odpowiednia, holistyczna strategia zarządzania obiektem zawierająca planowane serwisowanie i modernizacje, może nie tylko zoptymalizować wydajność, ale również zmniejszyć całkowite wydatki, zapewniając stabilność i efektywność działania systemu HVAC. Jak więc skonstruować strategię, która sprawi, że całkowity koszt posiadania okaże się jak najkorzystniejszy?
Całkowity Koszt Posiadania i HVAC
Całkowity Koszt Posiadania (Total Cost of Ownership – TCO) zakłada uwzględnienie wszystkich kosztów związanych z posiadaniem i eksploatacją danego produktu lub usługi. Chodzi tu zarówno o koszty bezpośrednie tj. zakupu i instalacji, jak i pośrednie czyli utrzymania i naprawy, zużycia energii, materiałów eksploatacyjnych, utylizacji, a nawet te związane z obsługą i administracją. TCO pozwala w pełni ocenić efektywność inwestycji i zminimalizować koszty w dłuższej perspektywie czasowej.
System HVAC obejmuje ogrzewanie, wentylację i klimatyzację. Jest on szczególnie ważny w branży retail, gdyż zapewnia odpowiednią temperaturę w pomieszczeniach oraz dopływ świeżego powietrza w budynku – bez tego ciężko o wydajną pracę pracowników i zadowolenie klientów w sklepach. Reguluje ciepło zimą, a chłód – latem. Zapewnia także optymalną wymianę powietrza i wilgoci w obiekcie. Skutecznie zaplanowana strategia HVAC oparta o TCO pozwala obniżyć koszty, zmniejszyć emisję CO₂ i zadbać o efektywność energetyczną. Jest na to kilka sposobów.
Trwałość systemów HVAC
Okres użytkowania systemu HVAC to średnio 15 do 25 lat. Wszystko zależy od producenta oraz jakości instalacji i jej utrzymania. Niestety w związku z tym, że kto inny buduje obiekty, a kto inny odpowiada za ich eksploatację już na początku drogi popełniane są błędy. Inwestor stawiający nieruchomość często, by obniżyć koszty, wybiera tańsze rozwiązania. Tymczasem wyższe koszty na etapie instalacji, mogą skutkować niższymi w czasie eksploatacji, a co więcej – wydłużoną żywotnością urządzeń i samego obiektu, a więc niższym TCO.
Jednak to nie wszystko. Nawet, jeśli znajdziemy najwyższej klasy instalatora i wysokiej jakości system HVAC, brak odpowiedniego utrzymania spowoduje powtarzające się problemy i słabą wydajność. Krótszy cykl życia systemu HVAC może również wystąpić ze względu na rosnące koszty energii i brakujące części. Wówczas okres użytkowania optymalnego systemu skróci się do około 15 lat. Dlatego na etapie eksploatacji także warto wziąć pod uwagę TCO, planując takie zmiany, naprawy lub/i modernizacje, by przyniosły w perspektywie czasowej jak największy zwrot z inwestycji (ROI). Oznacza to wprost, że nie kierujemy się jedynie ceną, a inwestujemy w przemyślany sposób tak, by inwestycja się zwracała.
Serwis minimum dwa razy w roku
Większość producentów wymaga dwóch głównych prac konserwacyjnych rocznie (w tym wymiany filtrów). Jedne z nich należy przeprowadzić przed sezonem letnim, drugie – przed zimowym.
Ponieważ w branży retail bardzo ważna jest dobra jakość powietrza oraz komfort pracowników i klientów, w Sescom zazwyczaj oferujemy dwie dodatkowe drobne czynności konserwacyjne w roku – tj. sprawdzenie parametrów oraz dezynfekcję wężownic w jednostkach wewnętrznych. Te cztery rutynowe wizyty w roku docelowo pomagają zaoszczędzić znacznie więcej pieniędzy na kosztach energii czy napraw. W przypadku placówek premium (np. flagowe sklepy) lub, niesprzyjających warunków zewnętrznych (pył z drzew czy placów budowy), dodatkowe wizyty umawiane są częściej, nawet raz w miesiącu.
Najwyższy czas na modernizację HVAC
Taka systematyczność pomaga w lepszym monitorowaniu stanu systemów HVAC i efektywniejszym planowaniu ewentualnych modernizacji rozumianych jako rozbudowy lub wymiana części bądź całości urządzeń. Strategia zarządzania instalacjami obejmuje zarówno naprawy jak i modernizacje. Tu także powinniśmy się kierować Całkowitym Kosztem Posiadania i tak wybierać prace, aby go obniżać i wydłużać żywotność urządzeń. Nie należy więc jedynie kierować się ścinaniem bieżących kosztów, gdyż to przez takie działania TCO może być wyższe.
Istnieją trzy główne momenty podejmowania decyzji o modernizacji HVAC:
- Pierwszy z nich to niemożność efektywnego prowadzenia działalności na przykład przez niezgodną z przepisami infrastrukturę tj. nieodpowiadającą normom dotyczącym F-gazów. Fluorowane gazy cieplarniane to wytwarzane przez człowieka substancje chemiczne o wysokim współczynniku ocieplenia globalnego, które powinny być sukcesywnie wycofywane. Regulacje prawne wymagają już od instalatorów oraz serwisantów kwalifikacji i wiedzy o innych alternatywach. I tu pomocne okazuje się wsparcie profesjonalistów.
- Kolejny powód prac modernizacyjnych to skargi klientów i pracowników dotyczące jakości powietrza w obiektach. Jej spadek często wynika z awarii systemów, złej kontroli i utrzymania, a może temu skutecznie zapobiec właściwa strategia eksploatacyjna. Pamiętajmy, że spędzamy w pomieszczeniach zamkniętych większość naszego dnia, warto więc zadbać o to, by oddychać odpowiednim powietrzem, wolnym od pyłu, kurzu, bakterii i grzybów.
- Wreszcie modernizacjom sprzyja obawa przed wzrostem kosztów eksploatacji powiązanych z cenami energii, utrzymania i napraw. W czasie presji kosztowej oszczędność staje się szczególnie istotna. Niemniej jednak, aby do niej doprowadzić, konieczne są pewne wydatki, które docelowo powinny szybko się zwrócić. Warunek to odpowiednie ustawienia parametrów i właściwe obliczanie ROI.
Myśl globalnie
W strategii zarządzania HVAC ważne jest, aby spojrzeć na wszystkie koszty cyklu życia. W Sescom wiemy, które czynniki należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu HVAC, a także w podejmowaniu decyzji o jego wymianie lub modernizacji. Nasi eksperci wspierają klientów w budowaniu strategii opartej o TCO, wskazując optymalne rozwiązania oraz sugerując czas i sposób ich przeprowadzenia.
Jeśli twój system HVAC ma więcej niż 15 lat, sprzęt nie posiada falowników ani pełnego zdalnego sterowania lub jest powodem wielu reklamacji i awarii – to najwyższy czas na modernizację systemu HVAC. W przypadku mniejszych firm zazwyczaj zaleca się wymianę całego systemu HVAC, ponieważ modernizacja nie jest w tym przypadku opłacalna. Jednak, gdy w grę wchodzą większe systemy, modernizacja zdecydowanie jest opcją, ponieważ poszczególne części można skutecznie aktualizować, a inne wymieniać. W Sescom modernizowane są np. większe jednostki, takie jak systemy wentylacji czy moduły chłodząco-grzewcze.
Idąc dalej, koszty energii i siły roboczej w ciągu ostatnich 5 lat wzrosły o około 300% i nadal będą rosły znacznie szybciej niż inne koszty operacyjne. Dlatego tak ważne jest, myślenie z wyprzedzeniem o tym, co zmieni się na rynku energii i bycie na to gotowym dzięki inteligentnej infrastrukturze. W ten sposób inwestycja zwróci się znacznie szybciej – nawet po 3-4 latach. Nie do pominięcia są także stare systemy powodujące większe zużycie energii – prądu, gazu, wody grzewczej i chłodzącej.
Waga pomiarów
W fazie budowy tj. przy otwarciu czy remoncie sklepu budżet jest zawsze napięty. Przy systemach HVAC, zwykle niewidocznych dla klientów, istnieje naturalna tendencja do szukania oszczędności w kosztach ich zakupu i instalacji. Nawet jeśli obecnie wszyscy mówią o sztucznej inteligencji, większość obiektów projektuje się z minimalnymi wymaganiami, obejmującymi jedynie podstawowy sterownik i proste urządzenie pomiarowe (tj. jeden licznik energii dla sklepu). Tymczasem firmy, które inwestują w systemy automatyki i pomiarów, mogą efektywniej zarządzać swoimi aktywami i szukać opłacalnych działań.
I tak na fazę eksploatacji składają się koszty PPM (Planned Preventative Maintenance) czyli planowane zapobiegawcze prace utrzymaniowe, w skład których wchodzą np. koszty pracy oraz filtry. Idąc dalej, pojawiają się koszty napraw, które są wyższe w przypadku braku systemu monitorowego i najczęściej występują w krytycznych momentach bardzo gorącej lub zimnej pogody.
Słowem brak możliwości pomiaru uniemożliwia skuteczne zarządzanie. Inwestycje w systemy pomiarowe i monitorujące są w dzisiejszych czasach koniecznością, a twarde dane dostarczają więcej informacji niż założenia producenta, obliczenia projektowe czy spekulacje.
Wnioski
W przypadku systemów HVAC na każdym etapie inwestycji kluczowe jest analizowanie kosztów w ujęciu TCO, co pozwala na zrównoważone zarządzanie budżetem, obniżanie wydatków, redukcję kosztów energii oraz efektywne wykorzystanie systemu HVAC przez jak najdłuższy czas.
Jako Sescom, oferujemy kompleksowe rozwiązania dla sieci handlowych – zajmujemy się obsługą przez cały cykl życia placówek, począwszy od doradztwa na wczesnym etapie planowania, poprzez realizację jako wykonawca, aż po bieżącą obsługę serwisową. Nasze doświadczenie i wiedza specjalistyczna mogą przyczynić się do znaczącej optymalizacji działań związanych z utrzymaniem HVAC.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twój biznes w osiąganiu lepszej wydajności i niższych kosztów związanych z systemami HVAC.
