Współpraca FMowa, szczególnie w sieciach handlowych – czyli w dużej ilości placówek rozsianych w różnych lokalizacjach – to wymagający temat. Nieuniknione są sytuacje, których nie da się przewidzieć. Warto pamiętać, że dobry partner outsourcingowy powinien oferować nie tylko szybkie reakcje na awarie czy planowanie przeglądów, ale też prognozować potencjalne zagrożenia, by niwelować ryzyka i ewentualne straty. Przyjrzyjmy się temu, jak to wygląda w rzeczywistości na przykładzie współpracy z jednym z naszych klientów z branży fashion.
Kryzys to czasem szansa na usprawnienie procesów FM
Podczas pandemii, gdy sklepy były zamknięte, prace wstrzymane, a wydatki mocno ograniczone, Sescom stanął przed wyzwaniem zarządzania budżetem w kryzysowych warunkach. Znając realia sieci detalicznych oraz potrzeby i oczekiwania klienta, mogliśmy wykorzystać ten moment przejściowego spowolnienia na usystematyzowanie procesów, rozwiązanie tematów, które wcześniej były odkładane czy planowanie prac na okres popandemiczny.
– W przypadku tego klienta trudno tak naprawdę mówić o jakiejkolwiek innej zaskakującej sytuacji poza pandemią. Wszystko na etapie planowania mieliśmy ustalone: budżet, otwarcia, remodeling, capex na cały kolejny rok. Dla mnie ta współpraca jest wzorem, jak powinien wyglądać modelowy oursourcing FM – podsumowuje Paweł Jarosz, Kierownik Działu Realizacji Kontraktów FM w Sescom.
Kompleksowe spojrzenie i szybka reakcja
Facility Management to zarówno kompleksowe spojrzenie na utrzymanie techniczne, jak i szybka reakcja w miejscu każdej awarii – współpracy FM-owej nieuniknione są sytuacje kryzysowe, kiedy dosłownie ratuje ona sytuację. I tak zdarzyło nam się pomóc klientowi, gdy jeden z jego sklepów, został zalany wodą z kanalizacji burzowej. Punkt ten posiadał jedynie bariery oddzielające poszczególne pomieszczenia. Zadaniem Sescom było zabezpieczenie sklepu, odłączenie elektryki, demontaż lamp, zabezpieczenie sufitu i ścian oraz przygotowanie do remontu.
Inny przykład to awarie krat wejściowych, które zdarzają się najczęściej podczas wieczornych zamknięć sklepów i zatrzymują obsługę w pracy. W Sescom nigdy nie bagatelizowaliśmy takich interwencji, które są dla nas wręcz rutynowe, mobilizujące do szybkiego myślenia i reakcji. Mocno zdywersyfikowany serwis Sescom umożliwia szybką reakcję niezależnie od lokalizacji, a tym samym jesteśmy w stanie ograniczyć dodatkowe koszty po stronie klienta.
Przewidywać nieprzewidywalne – doświadczenie i znajomość branży są kluczowe
Doświadczony partner outsourcingowy jest w stanie skutecznie wykorzystywać swój know-how i znajomość branży, by przewidywać pewne sytuacje, działać z wyprzedzeniem i minimalizować ryzyka. Skuteczna strategia związana z utrzymaniem technicznym pozwala wyprzedzić potencjalne awarie i niezwłocznie reagować na krytyczne sytuacje. Dodatkowo, dobra znajomość klienta i realiów jego firmy, a także kompleksowe przygotowanie pomagają w szybkim działaniu.
Zarówno klienci jak i ekipy serwisowe Sescom doceniają autorską Platformę firmy jako narzędzie do całościowego zarządzania pracami serwisowymi i utrzymaniowymi oraz potężną bazę wiedzy o wcześniejszych interwencjach i specyfice danych obiektów.
Platforma Sescom pozwala na planowanie prac serwisowych w skali rocznej, a jednocześnie na sprawne zarządzanie wszystkimi zleceniami, zamawianie materiałów i nadzór nad protokołami odbiorczymi. Nad tym wszystkim czuwa koordynator, który, dzięki Platformie ma wszelkie niezbędne informacje w zasięgu ręki i może na bieżąco reagować oraz kontaktować się z klientem i obiektem.
W trakcie ponad 15 lat działalności mieliśmy do czynienia z różnymi nadzwyczajnymi sytuacjami wymagającymi sprawnej interwencji. Takie doświadczenie pozwala lepiej przewidywać i przeciwdziałać sytuacjom kryzysowym, nawet jeśli są one uwarunkowane zdarzeniami zewnętrznymi – takimi jak gwałtowne zmiany pogody czy też wyjątkowe eventy i konieczność specjalnego zabezpieczenia lokalu przed aktami wandalizmu związanymi z demonstracjami – na które z pozoru nie mamy bezpośredniego wpływu.
Minimalizując ryzyko, budujemy relacje
Napotkane trudności i ich elastyczne, bieżące rozwiązywanie wzmacniają relacje Sescom z klientami i sprawiają, że często współpraca z roku na rok jest kontynuowana i poszerzana o kolejne placówki czy kraje.
Sescom, dzięki swoim zasobom wykonawczym, specjalistycznemu know-how oraz umiejętności zarządzania procesami jest w stanie płynnie wchodzić w zmiany razem z klientami, a to kluczowe w facility management. W ten sposób klient czuje się bezpiecznie, a współpraca z jego perspektywy wygląda następująco:
– W trakcie współpracy pewnie wydarzyły się ze dwa pożary i kilka powodzi, w których nam pomogliście. Dobrze zarządzaliście tymi ryzykownymi sytuacjami i adresowaliście nasze problemy – ocenia przedstawiciel klienta.
Umiejętne zarządzanie ryzykiem, elastyczne reagowanie na zmiany oraz skuteczna koordynacja działań stanowią kluczową wartość dodaną, której warto poszukiwać w partnerze z zakresu Facility Management. Dzięki takiemu podejściu relacje między firmą outsourcingową a klientem skutkują skutecznym rozwiązywaniem problemów, są prawdziwie partnerskie i oparte na wzajemnym zaufaniu.
