Eine Gruppe unserer Entwickler hat eine neue Lösung entwickelt, die die Arbeit unserer Wartungsteams erheblich erleichtert. Vereinheitlichung von Dokumenten, Automatisierung von Prozessen und weniger Papierumlauf sind nur einige der Vorteile der neuen Anwendung. Die ersten Ergebnisse sind durchaus vielversprechend.
Unser Software-Engineering-Büro pflegt täglich die SES-Support-Plattform und entwickelt neue Funktionalitäten, die für andere Abteilungen hilfreich sind. Und so entstanden elektronische Berichtsblätter für die Breslauer Niederlassung von Sescom, die die Arbeit der Wartungsteams überwacht.
Die Idee basierte auf der Notwendigkeit, das Betriebsmodell auf der Grundlage des zeitaufwändigen, manuellen Ausfüllens der Dokumentation für jeden Eingriff zu optimieren. Unleserliche Handschriften führten manchmal zu Fehlern oder Schwierigkeiten bei der Definition klarer Aufgaben für das gesamte Team. Der Prozess zog sich in die Länge und stellte vor allem für die Teamleiter ein erhebliches Problem dar.
„Wir wollten von manueller Arbeit zu einer elektronischen Lösung übergehen, auf die von verschiedenen Orten und Geräten aus problemlos zugegriffen werden kann. Ein weiterer ebenso wichtiger Aspekt war der Wegfall von Routinetätigkeiten zugunsten vollautomatisierter Prozesse. Mit anderen Worten: Wir wollten Zeit und Aufwand sparen und die Fehlerquote reduzieren. Die Funktionalität wird nun von Technikern und dem Abrechnungsteam genutzt, während das gesamte Betriebsteam und natürlich die Kunden davon profitieren werden“, sagt Magdalena Pokorska, Projektentwicklungsleiterin der Breslauer Niederlassung von Sescom.
Das IT-Team von Kamil Brodnicki berücksichtigte diese Aspekte bei der Konzeption der Lösung, die einfach und schnell zu verwenden sein musste. Auch der Umweltaspekt war wichtig: Die Reduzierung des Papierumlaufs und die Digitalisierung der im Unternehmen implementierten Geschäftsprozesse führten zu erheblichen Einsparungen und ermöglichten eine effizientere Dokumentenverwaltung.
„Heute wird erwartet, dass Dokumente und damit die darin enthaltenen Daten jederzeit und von jedem Ort aus direkt verfügbar sind. Der Umgang mit Papierdokumenten wird immer umständlicher und entspricht nicht mehr den Anforderungen eines effizienten und schnellen Informationsaustauschs. Der papierlose Ansatz reduziert oder eliminiert die Kosten, die mit dem Drucken, Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten verbunden sind“, fasst Anna Wodecka, Leiterin des Projektabwicklungsteams in Breslau, zusammen.
Der Designprozess selbst begann mit einer Analyse der Anforderungen und erwarteten Funktionalitäten. Auf dieser Grundlage erstellte das Breslauer Team einen Prototyp, der nach der Implementierung intern und anschließend mit dem Kunden getestet wurde. Der nächste Schritt war die Implementierung. Das ganze Abenteuer dauerte 6 Monate. Derzeit ist das System bereits betriebsbereit, es wird jedoch kontinuierlich weiterentwickelt und modifiziert, um den Benutzern den bestmöglichen Service zu bieten.
Letztlich werden durch die Einführung elektronischer Berichtsblätter betriebliche Abläufe in vielerlei Hinsicht optimiert. Erstens wird die Automatisierung der Systemaktivitäten die Arbeitszeiterfassung, die Lagerabrechnung, den Betrieb von Handels- und Lagergeräten und vor allem die Berichterstattung an den Kunden verbessern. Dadurch werden alle Prozesse schnell und effizient und ohne das für Papierdokumente typische Fehlerrisiko durchgeführt. Die Einführung elektronischer Berichtsblätter hat das Potenzial, betriebliche Abläufe deutlich zu verbessern. Laut den Herstellern wird es auch dazu beitragen, Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsqualität zu verbessern. Die Anwendung beschleunigt den Informationsfluss und bringt die Daten schnell zum Kunden.
Mithilfe von E-Blätter können wir die Dokumentation der durchgeführten Wartungsarbeiten effizient ausfüllen. Sie funktionieren wie mobile Apps, verwenden jedoch einen Browser-Link (eine URL). Dies ist ein bewusstes Vorgehen, das es ermöglicht, die Kosten für die Wartung einer anderen technologischen Lösung zu vermeiden. Nach der Entgegennahme der Benachrichtigung geht der Techniker vor Ort und gibt während des Eingriffs alle Daten in das elektronische Blatt ein und wählt die entsprechenden Parameter aus – so effizient und effektiv wie möglich.
Anschließend automatisiert die Anwendung Aktivitäten wie das Scannen von Dokumenten, das Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen oder das Beschreiben des Eingriffs selbst. Es verbessert außerdem die Qualität der Dokumentation, vereinheitlicht Informationen in Benachrichtigungen und erleichtert die Pflege einer Depotbasis für den Kunden.
Sescom hofft, dass E-Blätter bald zur Basisform der Berichterstattung für Techniker werden. Wir gehen auch davon aus, dass E-Blätter die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Subunternehmern verbessern könnten.
Derzeit befindet sich die Anwendung in der Testphase – sie ist noch nicht für den gesamten Technikerkreis freigegeben. Ausgewählte Mitarbeiter testen nun die Schnittstelle auf Kompatibilität mit ihren Bedürfnissen und suchen nach möglichen Performance-Problemen. Sie prüfen auch, ob entsprechende Felder und Möglichkeiten zur Eingabe von Informationen sowie die notwendigen Tools vorhanden sind. Gleichzeitig validiert das Betriebsteam den Dateneingabeprozess, z. B. Kundeninformationen, Problembeschreibungen, Diagnosen, Reparaturen und andere Aufgabendetails. Außerdem wird überprüft, ob die erstellten Berichtsblätter korrekt und angemessen formuliert sind.
„Techniker, die die Anwendung testen, haben sich schnell daran gewöhnt und schrecken davor zurück, die bisherigen Berichtsformen zu nutzen. Wir erhalten die Rückmeldung, dass die Notwendigkeit, einen Berichtsblätter auf Papier zu erstellen, sogar als Rückschritt angesehen wird. Schon zu Beginn der Tests haben sie das Potenzial des E-Blätter erkannt und selbst viele Ideen eingebracht“ – Anna Wodecka bewertet die bisherige Implementierung des Projekts.
„Elektronisches Berichtsblatt“ wurde für seinen herausragenden Beitrag zur Innovation bei Sescom mit dem Gold Team Award ausgezeichnet. Glückwunsch!
Marta Dworak
