Un groupe de nos développeurs a créé une nouvelle solution qui facilite énormément le travail de nos équipes d’entretien. L’unification des documents, l’automatisation des processus et la réduction de la circulation du papier ne sont que quelques-uns des avantages de la nouvelle application. Les premiers résultats sont assez prometteurs.
Notre bureau d’ingénierie logicielle assure la maintenance quotidienne de la plateforme SES Support et développe de nouvelles fonctionnalités utiles aux autres départements. C’est ainsi que des feuilles de rapport électroniques ont été créées pour la succursale de la Sescom à Wrocław afin de superviser le travail des équipes d’entretien.
L’idée est fondée sur la nécessité d’optimiser le modèle de fonctionnement basé sur le remplissage manuel et fastidieux de la documentation pour chaque intervention. L’écriture illisible a parfois donné lieu à des erreurs ou des difficultés à définir des tâches claires pour l’équipe entière. Le processus a traîné en longueur et a constitué un problème important, en particulier pour les chefs d’équipe.
« Nous voulions passer d’un travail manuel à une solution électronique facilement accessible à partir de différents endroits et appareils. Un autre aspect tout aussi important a été l’élimination des activités de routine au profit de processus entièrement automatisés. Autrement dit, nous voulions économiser du temps et des efforts et réduire le nombre d’erreurs. La fonctionnalité sera désormais utilisée par les techniciens et l’équipe de facturation, tandis que l’ensemble de l’équipe opérationnelle et, bien sûr, les clients en tireraient les bénéfices » – déclare Magdalena Pokorska, Responsable du développement de projets de la succursale de la Sescom à Wrocław.
L’équipe informatique de Kamil Brodnicki a tenu compte de ces aspects lors de la conception de la solution, qui devait être facile et rapide à utiliser. L’aspect environnemental était également important : la réduction de la circulation du papier et la numérisation des processus opérationnels mis en œuvre dans l’entreprise ont permis de réaliser d’importantes économies et de gérer les documents de manière plus efficace.
« On s’attend désormais à ce que les documents, et donc les données qu’ils contiennent, soient disponibles directement, à tout moment et en tout lieu. La manipulation de documents papier devient de plus en plus fastidieuse et ne répond plus aux exigences d’un échange d’informations efficace et rapide. L’approche sans papier réduit ou élimine les coûts liés à l’impression, au stockage et à la destruction des documents », résume Anna Wodecka, la chef de l’équipe chargée de l’établissement du projet à Wrocław.
Le processus de conception proprement dit a commencé par une analyse des besoins et des fonctionnalités attendues. Sur cette base, l’équipe de Wrocław a préparé un prototype qui, après avoir été mis en œuvre, a été testé en interne, et ensuite avec le client. L’étape suivante a été la mise en œuvre. Toute l’aventure a duré 6 mois. Actuellement, le système est déjà opérationnel, mais il continue d’être développé et modifié en permanence pour servir au mieux ses utilisateurs.
En fin de compte, l’introduction de feuilles de rapport électroniques optimisera les processus opérationnels à de nombreux égards. Tout d’abord, l’automatisation des activités du système améliorera l’enregistrement du temps de travail, les règlements d’entrepôt, les opérations sur les équipements commerciaux et de dépôt et, surtout, les rapports au client. Par conséquent, tous les processus seront exécutés rapidement et efficacement, sans le risque d’erreur caractéristique des documents papier. L’introduction de feuilles de rapport électroniques peut améliorer considérablement les processus opérationnels. Selon les créateurs, elle permettra également de gagner du temps, d’accroître l’efficacité et d’améliorer la qualité du travail. L’application permettra d’accélérer le flux d’informations et de transmettre rapidement les données au client.
Les feuilles électroniques nous permettent de remplir efficacement la documentation relative à l’entretien effectué. Elles fonctionnent comme les applications mobiles mais utilisent un lien de navigation (URL). Il s’agit d’une procédure délibérée qui permet d’éviter les coûts d’entretien d’une autre solution technologique. Après avoir pris connaissance de la notification, le technicien se rend sur place et saisit toutes les données sur la feuille électronique pendant l’intervention, en sélectionnant les paramètres appropriés, de la manière la plus efficace possible.
Ensuite, l’application automatise des activités telles que la numérisation de documents, l’enregistrement du temps de travail ou la description de l’intervention elle-même. Elle améliore également la qualité de la documentation, elle unifie les informations dans les notifications et facilite le maintien d’une base de dépôt pour le client.
La Sescom espère que les feuilles électroniques deviendront bientôt la forme de base des rapports pour les techniciens. Nous pensons également que les feuilles électroniques pourraient améliorer la coopération avec les partenaires externes et les sous-traitants.
Actuellement, l’application est en phase expérimentale, elle n’a pas encore été mise à la disposition de l’ensemble des techniciens. Au présent, les employés sélectionnés testent l’interface, sa compatibilité avec leurs besoins et recherchent d’éventuels problèmes de performance. Ils vérifient également s’il existe des champs et des options appropriés pour la saisie des informations et les outils nécessaires. En même temps, l’équipe opérationnelle valide le processus de saisie des données, telles que les informations sur les clients, les descriptions des problèmes, les diagnostics, les réparations et d’autres détails des tâches. Il vérifie également si les feuilles de rapport générées sont exactes et sont formulées de manière convenable.
« Les techniciens qui testent l’application s’y sont rapidement habitués et sont réticents à utiliser les anciennes formes de rapports. Nous recevons des commentaires selon lesquels s’il est nécessaire de préparer une feuille de rapport sur papier, ils considèrent même que c’est un pas en arrière. Dès le début des tests, ils ont remarqué le potentiel de la feuille électronique et ont eux-mêmes apporté de nombreuses idées », Anna Wodecka évalue la mise en œuvre du projet jusqu’à présent.
Le projet « Feuille de rapport électronique » (“Electronic Reporting Sheet”) a reçu le Prix de l’équipe d’or (Gold Team Award) pour sa contribution exceptionnelle à l’innovation au sein de la Sescom. Félicitations!
Marta Dworak